PravoDay

Все поступающие в организацию обращения должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы в день их поступления (п. 6 Положения). При первичной обработке поступивших письменных обращений сверяется правильность доставки, затем конверты вскрывают и проверяют целостность вложений.

Конверты, в которые были вложены поступившие обращения, уничтожаются. Его сохраняют в том случае, когда только проставленный на нем штемпель является доказательством даты отправления и получения обращения. Кроме того, адрес автора обращения часто указывается лишь на конверте. В этом случае конверт тоже сохраняют вместе с обращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.

Конверты с пометкой "лично", адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываются только ими. После рассмотрения руководителем обращения регистрируются централизованно. Обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, в день их поступления также должны быть переданы для обязательной регистрации лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

На всех поступающих обращениях проставляется регистрационный штамп входящих документов (отметка о поступлении), место расположения которого определено Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6. 38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6. 38-2004): нижнее поле первого листа обращения справа. В регистрационном штампе указывается наименование организации, в которую поступило обращение, дата и регистрационный индекс обращения. Регистрация обращений граждан помимо общих задач регистрации - учет, контроль, справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.

Пунктом 5 Положения определен порядок регистрации обращений, в соответствии с которым регистрация осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в РКК) или журнальной. При этом следует учитывать, что какая бы из указанных форм регистрации ни использовалась, в регистрационную форму должны быть включены реквизиты, предусмотренные примерной формой РКК, данной в приложении к Положению. В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Ранее действовавшими правилами ведения делопроизводства по обращениям граждан журнальная форма регистрации обращений граждан не предусматривалась. Возможность использования журнальной регистрации впервые установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544. Журнальную форму регистрации документов рекомендуется применять при незначительном объеме поступающих обращений. При журнальной регистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течении года. Порядковый номер может дополнительно включать первую букву фамилии заявителя и другие обозначения. В целях более оперативного поиска обращений граждан журнал регистрации может вестись в алфавитной форме, при которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов (аналогично алфавитной книги). При журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат - картотеки, а алфавитная форма журнала позволит быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторных обращениях и так далее. Ответы на обращения при журнальной форме регистрации также учитываются по этому журналу. При использовании журналов некоторые реквизиты могут быть объединены в одну графу.

Таким образом, регистрация обращений, помимо общих задач - учет, контроль, справочная работа - является важным юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.