PravoDay

Согласно ст. 9 Закона письменные обращения подлежат обязательному рассмотрению организациями, к компетенции которых относится решение вопроса, изложенных в обращениях.

Процесс рассмотрения включает в себя следующие этапы:

выяснение, относится ли вопрос, поставленный в обращение, к компетенции организации, в которую направлен;

определение порядка разрешения вопроса по существу;

определение исполнителя;

установление срока исполнения;

непосредственное решение вопроса, поставленных в обращении;

подготовка и направление гражданину ответа.

При организации работы с поступившим обращением, прежде всего, следует определить, будет оно решено организацией, его получившей, либо направлено по назначению компетентному государственному органу, иной организации. Зарегистрированное обращение передается руководителю, который принимает решение о порядке исполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежит обращение постановке на особый контроль или нет.

Срок исполнения в резолюции допускается не указывать в случае, если для исполнения обращения устанавливается типовой срок, предусмотренный Законом. Для решения обращения при необходимости направляются запросы или организовывается выезд на место с целью проверки изложенных в обращениях фактов. Таким образом, срок исполнения может быть продлен в пределах, определенных законодательством.

После разрешения вопросов, поставленных в обращении, оформляется ответ. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке для писем в соответствии с Государственным стандартом 6. 38-2004. Ответ гражданину должен содержать конкретную информацию по каждому из поставленных в обращении вопросов.

Если в обращении содержаться вопросы, требующие решения нескольких компетентных органов, руководитель организации рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции, а остальным организациям в 5-дневный срок пересылаются копии обращений с сопроводительным письмом. Если обращение не относится к компетенции данной организации, гражданину в 15-дневный срок направляется ответ с разъяснением, куда ему следует направить свое обращение. Обращение, поступившее для рассмотрения в организацию, может быть направлено для рассмотрения в подведомственные организации с сопроводительным письмом с указанием установленных сроков рассмотрения им направления ответа гражданину. Если организации, переславшей обращение, необходимо иметь информацию о результатах его рассмотрения, в тексте сопроводительного письма дополнительно указывается об уведомлении вышестоящей организации о принятом решении. После исполнения обращений подведомственная организация направляет вышестоящей организации уведомление с указанием сведений о результатах рассмотрения и направлении ответа гражданину, а также отметки об исполнителе. Они могут быть дополнены информацией, содержащей имя файла, дату печатания, инициалы работника, отпечатавшего документ и др. Указание дополнительных поисковых сведений обязательно при оформлении документов в республиканских органов государственного управления в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27.

Сведения о направляемых в процессе рассмотрения обращения запросах фиксируются в графе регистрационно-контрольной карточки. При направлении обращения с сопроводительным письмом в другие организации определяются порядок и место регистрации этих писем. Направляемые письма и получаемые из других организаций ответов с необходимыми для рассмотрения обращения сведениями могут регистрироваться у лица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан. В таком случае непосредственно этим лицом ведутся регистрационные формы по учету входящих и исходящих документов. Направляемые письма и получаемые ответы могут регистрироваться и в общих регистрационных формах (канцелярии, секретариате). Копии направляемых писем и получаемые ответы формируются в деле с обращениями граждан.